そんな時に活躍するのが「リマインダー」です。

リマインダーとは、スケジュールやタスクを忘れないように通知してくれるサービスで、ビジネスシーンでも非常に有用です。

本記事では、リマインダーの意味やビジネスでの活用方法、おすすめのリマインダーアプリを紹介します。

リマインダーとは、スケジュールやタスクを忘れないように通知してくれるサービスです。

元々は「思い出させる」という意味で、英語の「reminder」に由来しています。

近年では、iPhoneの「リマインダー」アプリや、「Googleカレンダー」の通知機能など、スケジュールやメモの内容を思い出させる機能やアプリの名称として使われることが多いです。

リマインダーを効果的に活用することで、ビジネスにも役立ちます。

リマインダーは、スケジュールやタスク管理において非常に有効なツールです。

たとえば、スケジュールの期限をカレンダーに入力し、その日時にリマインダーを設定することで、期限を忘れることを防ぐことができます。

また、重要度の高い仕事のタスクには、大きな音やバイブレーションなどの強めの通知を設定し、優先度の低いタスクには控えめの通知を設定することで、タスクの優先順位をつけることができます。

その他にも、毎週の会議や毎月の請求書の支払いなど、定期的に発生するタスクには繰り返しのリマインダーを設定したり、外出先でスケジュールを実行する必要がある場合は、その場所に近づいたらリマインダーが届く「場所連動型リマインダー」を使用したりすることができます。

忙しい時に電話に出られなかった場合でも、後からかけ直すタイミングを逃さずにすみます。

具体的な設定方法は端末やOSによって異なりますが、一般的には以下のような手順になります。

設定した時間になると、端末から通知音やポップアップ通知がきて、その相手にかけ直すよう促されます。

同僚や部下とリマインダーを共有して、役割分担や進捗を確認し合えます。

リマインダーを共有するには、まずタスクのリストを作成し、アクセス権を付与したい同僚や部下のメールアドレスを追加します。

これにより、チームでリストを見たり編集したりできるようになります。

また、個々のタスクに担当者をアサインすることができ、アサインされたタスクが近づくと、担当者に通知が届くので、タスクの抜け漏れを防ぐことが可能です。

セミナーなどのイベント開催時には、リマインダーの活用が参加率向上に繋がります。

とくに、申込者に対する予約日時の通知は参加の促進に有効です。

通常、開催日の1週間前、前日、当日の3回、リマインドメールを送ることで、申込者の記憶を刷新し、参加意欲を引き立てることができます。

ここからは、ビジネスに活用できるおすすめのリマインダーアプリを、iPhone、Android、パソコン別に紹介します。

iPhoneに標準搭載されているリマインダーアプリは、やるべき作業や予定をリスト化し、設定した日時や場所で通知してくれます。

リストは複数に分けて管理することができるため、仕事用とプライベート用、またはプロジェクトごとに分けることができます。  

このリマインダーアプリは、音声アシスタント機能の「Siri」を使って、音声だけでリストの作成ができたり、iPhoneのカレンダーアプリやマップアプリと連携させたりすることも可能です。

Google ToDo リストは、Googleが提供するタスク管理アプリです。

タスクをリスト化して一覧で管理でき、タスクごとに詳細情報や期限を設定できます。

サブタスクの作成も可能で、大きな作業を細かく分けて管理しやすくなっています。

Google ToDo リストの大きな特徴は、Gmail、Googleカレンダー、Google ドライブなどの他のGoogleサービスと連携できる点です。

メールからタスクを作成したり、カレンダーに表示したり、ドライブのファイルを関連付けたりと、スムーズにサービス間でデータをやり取りできます。

リマインダー機能も充実しており、タスクの期限が近づくとプッシュ通知が届きます。

スマートフォンだけでなく、パソコンやタブレットのブラウザ、Googleアシスタントからもアクセスでき、チームメンバーとリストを共有してタスクを割り振ることもできます。

Googleアカウントさえあればどこからでも同期されるため、端末を選びません。

Slackでは、先方とのやり取りでリマインダーを活用することができます。

たとえば、チャンネル宛にリマインダーを送る場合、「@名前」と入力することで、特定の人にだけリマインダーを読んでほしい場合に便利です。

また、チャンネル宛のリマインダーを登録すると、登録時にチャンネル全体にリマインダー登録の確認通知が表示されます。

リマインダーを設定する際は、自分へのメモや、メンバーやグループへのお知らせ機能としても活用できます。

リマインダーとは、スケジュールやタスクを管理し、忘れないように通知してくれるサービスです。

iPhoneに標準搭載されている「リマインダー」アプリや、Googleが提供する「Google ToDo リスト」などを活用し、ビジネスをスムーズに進めましょう。

TEXT：PreBell編集部
PHOTO：iStock